به گزارش روابط عمومی به نقل از معاونت فرهنگی و دانشجویی دانشگاه؛ دکتر عرب، مدیر امور دانشجویی از انتقال سامانه اسکان خوابگاهی از"سماد" به "بهستان" خبر داد و این اقدام را گامی مهم در راستای توسعه خدمات الکترونیکی، یکپارچهسازی سامانههای دانشگاه و ارتقای کیفیت خدمات رفاهی دانشجویان عنوان کرد. وی با اشاره به اهداف اجرای این طرح اظهار کرد: با انتقال سامانه اسکان به "بهستان"، فرآیندهای اجرایی حوزه خوابگاهها بهصورت هوشمند، یکپارچه و شفاف انجام خواهد شد و امکانات و قابلیتهای جدیدی در اختیار دانشجویان و مدیران خوابگاهها قرار میگیرد.
مدیر امور دانشجویی یکی از مهمترین مزایای سامانه جدید را یکپارچگی با سامانه آموزشی دانشگاه دانست و افزود: اطلاعات دانشجویان بهصورت خودکار از سامانه آموزش دریافت میشود که این موضوع علاوه بر افزایش دقت، از ورود اطلاعات تکراری جلوگیری کرده و خطاهای سیستمی را به حداقل میرساند.
وی با بیان اینکه سامانه "بهستان" امکان طراحی و اجرای فرآیندهای اسکان متناسب با سیاستها و نیازهای دانشگاه را فراهم میکند، گفت: دانشجویان میتوانند بهصورت کاملاً مکانیزه و به شکل انفرادی یا گروهی نسبت به انتخاب اتاق اقدام کنند. همچنین با توجه به تفاوت امکانات و شرایط اتاقهای خوابگاه، انتخاب اتاق بر اساس اولویت زمانی ثبت درخواست انجام میشود که این شیوه ضمن افزایش شفافیت و عدالت در فرآیند اسکان، از بروز نارضایتیها و چالشهای ناشی از تفاوت کیفیت اتاقها تا حد زیادی جلوگیری خواهد کرد.
وی دسترسی آسان از طریق دستگاهها و مرورگرهای مختلف را از دیگر قابلیتهای سامانه برشمرد و تصریح کرد: دانشجویان بدون وابستگی به سیستمعامل یا مرورگر خاص، در هر زمان و از طریق ابزارهای مختلف میتوانند از خدمات سامانه استفاده کنند.
مدیر امور دانشجویی با اشاره به کنترل هوشمند قوانین و ضوابط خوابگاهی در زمان ثبت درخواست اظهار داشت: سامانه بهصورت خودکار شرایط دانشجو را بررسی میکند و در صورت مغایرت با مقررات، از جمله نداشتن شرایط اسکان برای برخی دانشجویان سنواتی، ضمن جلوگیری از ثبت درخواست، علت آن را بهصورت شفاف به دانشجو اعلام میکند.
وی ادامه داد: تمامی درخواستها و مشکلات خوابگاهی از جمله درخواستهای تأسیساتی، گزارش خرابیها، شکایات و سایر خدمات مورد نیاز دانشجویان بهصورت الکترونیکی در سامانه ثبت، پیگیری و مدیریت میشود. همچنین امکان ثبت سیستمی درخواست خوابگاه متأهلی، بارگذاری مدارک مورد نیاز و مشاهده روند بررسی و پیگیری درخواستها نیز برای متقاضیان فراهم شده است. این قابلیتها ضمن کاهش مراجعات حضوری، امکان مشاهده وضعیت و سوابق درخواستها را در هر زمان در اختیار دانشجویان قرار میدهد.
مدیر امور دانشجویی همچنین از فراهم شدن امکان مدیریت کامل فرآیند تحویل و تخلیه اتاقها خبر داد و گفت: ثبت دقیق اموال، تجهیزات و وسایل موجود در اتاقها، محاسبه خودکار هزینههای خوابگاهی شامل شهریه و سایر هزینههای مرتبط، مدیریت مهمانان خوابگاه از طریق ایجاد حساب کاربری، ثبت اطلاعات و پیگیری مراحل ورود تا خروج، ثبت و پیگیری خرابیها و خسارات و همچنین ثبت جرائم مربوط به آسیبهای وارده توسط دانشجویان، از دیگر قابلیتهای سامانه "بهستان" است
وی در پایان با اشاره به قابلیت گزارشگیری جامع و لحظهای این سامانه خاطرنشان کرد: مدیران دانشگاه میتوانند گزارشهای متنوعی از وضعیت دانشجویان، خوابگاهها، اتاقها، ظرفیتها، تجهیزات و سایر اطلاعات مدیریتی دریافت کنند که این موضوع نقش مؤثری در تسهیل برنامهریزی و تصمیمگیری خواهد داشت.
مدیر امور دانشجویی تأکید کرد: انتقال سامانه اسکان به "بهستان" گامی مؤثر در مسیر هوشمندسازی خدمات دانشجویی، افزایش شفافیت، کاهش مراجعات حضوری، تسریع فرآیندهای اجرایی و ارتقای کیفیت خدمات رفاهی به دانشجویان به شمار میآید.
